Sprawniej i szybciej

  • SprawniejiSzybciej
Dwa dodatkowe stanowiska obsługi oraz nowy system kolejkowy, to rozwiązania wprowadzone od niedawna w Sali Obsługi Interesantów mikołowskiego starostwa. Cel jest jeden - poprawa obsługi klientów. Zmiany dotyczą dwóch wydziałów: Komunikacji i Transportu oraz Geodezji i Kartografii, a więc tych które najczęściej są odwiedzane przez mieszkańców naszego powiatu.

- System kolejkowy funkcjonuje w naszym urzędzie od kilku lat. Obecnie jednak wprowadziliśmy pewne zmiany, które mają go usprawnić, choć sama zasada działania jest podobna. Przed salą obsługi zamontowany został nowy biletomat i osoby chcące korzystać wpierw wybierają pomiędzy wydziałami: Geodezji bądź Komunikacji i Transportu. Po wyborze wydziału w kolejnym kroku pojawi się kilka opcji do wybory. Jeśli jesteśmy zainteresowani np. rejestracją pojazdu, to wybieramy taki przycisk i otrzymujemy bilet z symbolem oraz numerem sprawy. Do tego momentu system działa podobnie jak poprzedni. Obecnie jednak poszczególne procedury są rozdzielone na kilka stanowisk. Nad każdym z nich zamontowany został wyświetlacz i zgodnie z wybraną kategorią sprawy, osoby z kolejki są przywoływane. Dzięki podziałowi na poszczególne kategorie oraz zwiększeniu liczby stanowisk znacznie skraca się czas oczekiwania – przekonuje Łukasz Ryguła, naczelnik Wydziału Informatyki. Jak mówi obecnie nie ma konieczności stania w kolejce, bowiem można tak jak poprzednio zarezerwować kolejkę poprzez internet a na miejscu skorzystać z podglądu kolejki np. za pomocą smartfona.

- Jeśli na monitorze nad stanowiskiem wyświetlony zostanie nasz numer, a nie będziemy obecni, to zostaniemy w kolejce przesunięci o dwa numery, jeśli po raz drugi system przywoła nasz numer, a nie będziemy obecni, to wówczas zostaniemy wycofani z kolejki. Nie oznacza to jednak konieczności bycia na miejscu przez cały czas, bowiem można skorzystać z podglądu kolejki online za pomocą urządzenia mobilnego, zaś link do wirtualnej kolejki znajduje się na stronie starostwa www.mikolowski.pl . Na swój telefon zostaniemy automatycznie poinformowaniu, ile osób oczekuje przed nami w każdej kolejce.

Można również zarezerwować kolejkę internetowo wskazując dogodny dla nas termin wizyty w starostwie. Zwrotnie otrzymamy kod potwierdzający rezerwację. Wówczas wystarczy w wybranym dniu zjawić się w Sali Obsługi Interesanta. Wybrać na ekranie biletomatu systemu kolejkowego opcję: „Potwierdzenie umówionej wizyty”, po czym wprowadzić sześciocyfrowy kod wygenerowany dla naszej rezerwacji (kod znajduje się na potwierdzeniu). Rezerwacja wizyty dotyczy wyłącznie osoby, na której dane personalne wystawiono rezerwację. Niedopuszczalne są wszelkie formy zamiany rezerwacji z inną osobą, czy odstępowanie jej innej osobie. Rezerwacja wizyty dla grupy osób (członkowie rodzin, grupy pracownicze) wymaga uzyskania osobnych rezerwacji dla każdej z nich. Godzina rezerwacji wizyty jest określona orientacyjnie i rozpoczęcie obsługi może ulec pewnemu opóźnieniu, w zależności od zakończenia obsługi poprzedniego klienta. Przybycie po wyznaczonej godzinie spotkania i niewygenerowanie biletu skutkować będzie automatycznym anulowaniem rezerwacji. W przypadku rezygnacji z wizyty, po uprzednim dokonaniu takiej rezerwacji, należy ją anulować korzystając z linka umieszczonego w wiadomości zawierającej kod rejestrujący. Umożliwi to skorzystanie z terminu wizyty innym oczekującym osobom.

- U podstaw wprowadzanych zmian legła zarówno chęć poprawy jakości usług, które realizujemy jako samorząd powiatowy, ale także doświadczenia nabyte w trakcie wprowadzania Systemu Informatycznego Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK 2.0). Od początku system generował błędy, z którymi nie mogli poradzić sobie pracownicy Wydziałów Komunikacji w całym kraju. Nasze starostwo nie było wolne od tych problemów dlatego też decyzja o zwiększeniu liczby stanowisk obsługi czy rozgraniczenie realizacji poszczególnych procedur, które już poskutkowało skróceniem czasu obsługi mieszkańców. Ponadto każdy z zainteresowanych klientów może przez Internet zarezerwować sobie kolejkę bez konieczności udawania się do urzędu – podsumowuje Marek Popek sekretarz powiatu. (bj)

Symbole stanowisk – Wydział Komunikacji i Transportu
U – Rejestracja Internetowa
A - Rejestracja Pojazdu ( czas realizacji sprawy ok. 30 minut)
B -Odbiór Dokumentów ( czas realizacji sprawy 10-15 minut)
C – Zgłoszenie zbycia lub wyrejestrowania pojazdu
D Zmiany w dowodzie rejestracyjnym
P –Prawa jazdy
T –Transport (licencje, zezwolenia, zaświadczenia).

Symbole stanowisk – Wydział Geodezji stanowiska nr 9 i 10
H - Złożenie wniosku, Informacja
I Odbiór dokumentów
U Rejestracja Internetowa